Stap 8: Administratie

Starterstips voor de administratie
Als ondernemer zul je je administratie goed moeten bijhouden. Koop daarvoor dan ook handige mappen of maak gebruik van goede systemen op internet.

1. Houd vanaf dag 1 (dagelijks) een urenregistratie bij; om in aanmerking te komen voor de zelfstandigenaftrek bij de belasting moet je minimaal 1225 uren per jaar aan je onderneming besteden. Maak een eenvoudige Excel sheet met datum, aantal uren afgerond per kwartier, evt. voor welke klant en korte omschrijving van je bezigheden. Dag 1 is de dag waarop je voor het eerst overweegt een eigen bedrijf te beginnen!
2. Wanneer je de privé auto gebruikt voor ritten met betrekking tot je bedrijf, houd dan een kilometerregistratie bij. Wederom een eenvoudige Excel sheet met per rit datum, totaal aantal kilometers, bestemming
   en doel van de rit. Deze kosten zijn aftrekbaar voor de belasting tegen € 0,19 per kilometer.
3. Bewaar alle bonnetjes van uitgaven ten behoeve van je bedrijf; vraag bij contante betaling om een btw bon. Maak in je bewaarsysteem onderscheid tussen dingen die uit privé kas/bank betaald zijn en dingen
   die via de zakelijke rekening of kas zijn betaald. De btw van de meeste zakelijke uitgaven mag je verrekenen met de door jou zelf in rekening gebrachte (te betalen!) btw.
4. Open een zakelijke rekening en betaal zoveel mogelijk hiervan je zakelijke kosten, bij voorkeur via pin (als je eens een bonnetje vergeet of kwijtraakt, staat het altijd nog op het afschrift). Houd zakelijke en
   privé uitgaven gescheiden!
5. Orden de zakelijke administratie in één of meer ordners: bankafschriften met bijbehorende bonnen/facturen, verkoopfacturen, met privé geld betaalde bonnen, kilometerregistratie, urenregistratie. Maak voor klantgegevens en eigen bedrijfsgegevens (kvk, belasting, marketing, enz.) een aparte map aan, zodat als je de administratie uitbesteedt of voor de aangifte naar de accountant gaat, je met één map onder de arm meteen alle juiste spullen bij je hebt.
6. Inkoopfacturen: verzamel binnenkomende facturen bij elkaar op één plek (bijvoorbeeld een brievenbakje) en kies een vast moment in de week om ze te betalen. Via internetbankieren kun je een betaling op datum stellen en op die manier gebruik maken van de maximale betalingstermijn en plannen op basis van het (te verwachten) saldo op je rekening.
7. Verkoopfacturen: registreer direct wat er in rekening gebracht moet worden aan welke klant en verzamel die notities bij elkaar op één plek (bijvoorbeeld een brievenbakje). Kies een vast moment in de week of maand om facturen te maken en te versturen. Bewaar altijd een kopie van de factuur in je administratiemap! Vermeld op je factuur altijd de datum, uniek factuurnummer, jouw gegevens en die van de klant, verrichte werkzaamheden, prijs exclusief btw (uitgesplitst naar tarief!), btw bedrag (per tarief) en prijs inclusief btw.

Deze tips zijn afkomstig van Carla B administratie.

Administratie van omzetbelasting(btw)
Uit je administratie moet blijken hoeveel btw je aan de Belastingdienst moet betalen. Daarvoor houdt je oa de facturen (uitgaande en binnenkomende), de uitgaven, de ontvangsten en het privé-gebruik van goederen en diensten bij.
Je kunt bij de Belastingdienst om ontheffing van je administratieve verplichtingen voor de btw vragen als je volgens de kleineondernemersregeling verwacht dat je geen btw hoeft te betalen. Je hoeft dan geen aangifte omzetbelasting in te vullen. Wel moet je facturen die je zelf ontvangt zeven jaar bewaren.

Bewaarplicht
Bepaalde onderdelen van de administratie worden aangemerkt als basisgegevens. Iedere ondernemer is wettelijk verplicht de basisadministratie zeven jaar te bewaren. Na deze termijn vraagt de Belastingdienst deze gegevens niet meer op.

Op de bewaartermijn zijn enkele uitzonderingen. Gegevens van onroerende zaken moet je tien jaar bewaren. Alle gegevens die je op papier of elektronisch vastlegt behoren tot de administratie van je onderneming. Als (een deel van) de administratie wordt verzorgd door een computer- of loonservicebureau, dan vallen de ge-gevensdragers van die servicebureaus ook onder de fiscale bewaarplicht.