6 tips om overzicht te houden als startende ondernemer

17 mei 2010, Karen Visser Columns

Veel vrouwelijke ondernemers starten hun bedrijf aan de eettafel. Met niet veel meer dan een laptop, een internetverbinding en – als het even meezit – een goed beeld van wat ze verwachten van het ondernemerschap. Een van de valkuilen van het thuis ondernemen is dat je werkzaamheden en je privéleven door elkaar gaan lopen. Dat kan doordat je tandartsrekening en informatie van de Kamer van Koophandel op één stapel belandt, maar ook als een e-mail van je vriendin en van je potentiële klant in dezelfde inbox binnenrollen. Hoe houd je goed overzicht als startende ondernemer? Zes tips.

1. Zorg dat je bedrijf een eigen mailaccount heeft, en raadpleeg je inbox liefst dagelijks. Heb je (nog) geen eigen website? Maak dan een nieuw account aan bij dezelfde provider als die je voor je privémail gebruikt. Het staat professioneler naar buiten toe en voorkomt dat zakelijke mail verzuipt tussen al je andere berichten.  Zelfs als je parttime onderneemt is het verstandig minstens één keer per dag te kijken of er mail is.

2. Ook in dit stadium is een overzichtelijke administratie een must. Een startende ondernemer heeft nog niet zoveel papierwerk, maar dat gaat snel oplopen. Koop een ordner of een harmonicamap en label de informatie die je hebt en krijgt: Belastingen, KvK, Offertes, Goede ideeën, Facturen… Als het dingen zijn waarop je actie moet ondernemen, kun je ze beter meer in het zicht houden. Een mogelijkheid is om doorzichtige L-mapjes van een label te voorzien: ‘Administratie – nog verwerken’, enzovoort.

3. Maak een Excelbestand aan waarin je al je kosten bijhoudt. Een boekhoudprogramma is nog beter, maar is in de beginfase voor velen een stap te ver. Noteer de datum van factuur, datum van betaling, wat het betreft en aan wie je het hebt betaald, de kostensoort (bijvoorbeeld ‘Reis- en parkeerkosten), de bedragen inclusief en exclusief BTW en een eventuele actie (zoals ‘terugbetalen aan privé’). Misschien ten overvloede: bewaar overal bonnetjes en kwitanties van!

4. Hetzelfde geldt voor je kilometeradministratie en je urenadministratie. Zelfs al vergoed je je zakelijke kilometers nog niet meteen, noteer ze wel! Dat zijn reizen naar klanten en potentiële klanten, naar je boekhouder, maar ook naar netwerkbijeenkomsten of zelfs naar de HEMA om kantoorartikelen te kopen. Je urenoverzicht kan handig zijn in de contacten met de Belastingdienst over de hoeveelheid tijd die je aan je eigen bedrijf besteedt. Kom je boven een bepaalde urennorm, dan gelden er meer aftrekposten.

5. Houd je ‘online presence’ in de gaten. Er zijn veel online netwerken waarvan je lid kunt worden. Het is verstandig om goed te kijken of het netwerk wel bij je past en of je er je doelgroep kunt vinden, dan wel goede contacten kunt opdoen. Besteed tijd aan het zorgvuldig invullen van je profiel en uploaden van een foto. Dat geeft een betere uitstraling dan snel ingeklopte, minimale gegevens. Maak ook (in Word of Excel bijvoorbeeld) een lijstje van welke netwerken je lid bent, en indien nodig van de loginnamen en wachtwoorden die je daar gebruikt. Bezoek de sites regelmatig voor nieuws, tips en forumdiscussies.

6. Maak elke ochtend een lijstje van een paar dingen die je die dag in elk geval gedaan wilt hebben. Zet er één rotklusje tussen, waar je normaal gesproken tegenaan hikt. Daarmee zorg je dat je voortgang krijgt in je bedrijf en ook in de dingen die niet leuk, maar wel belangrijk zijn. Heb je twee rotklusjes afgerond? Beloon jezelf met iets leuks: koffie met wat lekkers bij, of een half uur gamen.

Auteur:

Karen Visser - schreef 4 artikel(en) op O+ zakenvrouw van nu.

Bedrijf:	New Broom
Profiel:	Karen Visser is professional organizer en werkplektrainer. Met haar bedrijf New Broom geeft ze trainingen en workshops over planmatig en georganiseerd werken. Daarnaast begeleidt ze mensen die hun werk en werkomgeving effectiever willen organiseren. Meer informatie op www.newbroom.nl en op http://opgeruimdleven.blogspot.com.