Hoe bereid je een onvergetelijke presentatie voor?

10 mei 2010, Arnout Drenthel Ondernemen

Als ondernemer zul je regelmatig een presentatie moeten geven aan klanten, mede-ondernemers of voor investeerders. Een presentatie is dé kans om jouw boodschap over te brengen aan het publiek! Helaas wordt dit moment maar zelden goed benut. Hoe zorg je ervoor dat je presentatie onvergetelijk wordt?

Kies je boodschap en elimineer de rest.
Je weet voor wie je staat, maar weet je ook waarom je daar staat? What’s in it for them? En voor jezelf? Denk goed na over wat je je publiek wilt meegeven. En wat jij van je publiek wilt. Wat zijn de drie belangrijkste boodschappen? En wat is de allerbelangrijkste? Zorg dat je je daarop richt. Breng ze rustig en duidelijk. De rest lijdt alleen maar af…

Gebruik Powerpoint als ondersteuning, maar niet als autocue!
Maar al te vaak zien we een presentator die in feite zijn of haar Powerpoint presentatie voorleest (quelle horreur!). Dat heeft weinig zin. Sterker nog: onderzoek laat zien dat (doordat we moeite hebben om beide input synchroon te krijgen) de boodschap zelfs minder goed overkomt! Trap niet in de val. Jij vertelt het verhaal. Je slides moeten jouw verhaal ondersteunen, niet letterlijk hetzelfde vertellen. Geen inspiratie om op je dia’s te zetten? Dan gebruik je geen Powerpoint. Veel presentaties worden er beter van.

Vermijd de ‘bulletpoints’…

• De grootste fout van Powerpoint is dat de standaardmodus erop aanstuurt om bullets in te voeren.
• Bulletpoints kunnen heel functioneel zijn om de aandacht op een korte, samenvattende lijst te richten.
• Als een presentatie voornamelijk uit bulletpoints bestaat… wat trekt dan nog de aandacht?
• Vier dingen die je wilt aanstippen, zijn niet automatisch vier bulletpoints, maar soms beter vier aparte dia’s.

Wees eens echt opvallend en probeer een presentatie te maken met geen enkele bulletpoint… Gegarandeerd verfrissend!

Maak je boodschap persoonlijk.
Ooit naar een presentatie gekeken en gedacht: wat zou de presentator zelf bezig houden? Als ik luister naar een verhaal ben ik benieuwd naar de mensen achter het verhaal. Waarom is iemand hier enthousiast over? Leg emotie en enthousiasme in je verhaal door het persoonlijk te maken. Gebruik een anekdote of laat één van je klanten het leidend voorwerp zijn in je presentatie. Wat bracht jou ertoe om je hiermee bezig te gaan houden? Misschien kun je je pointe de uitkomst laten zijn van een sterk verhaal. Als je over echte gebeurtenissen of mensen gaat vertellen, word jij vanzelf enthousiast. En dat zijn echt veel interessantere presentaties om naar te luisteren!
(Je kunt natuurlijk ook gewoon vertellen dat iets really awesome is. Stom, maar het helpt ook, als je het goed weet te doseren).

Gebruik foto’s.
Een manier om je verhaal visueel te ondersteunen, bulletpoints te voorkomen en misschien ook om een personal touch te geven, is het gebruik van foto’s. Eigen foto’s zijn (mits de kwaliteit enigszins acceptabel is) nooit verkeerd. Als je je huis-tuin-en-keukenkiekjes echt niet geschikt acht voor een groter publiek, dan kun je genoeg geschikte foto’s op internet vinden. Professionele ‘stock’-foto’s koop je bijvoorbeeld op istockphoto.com. Afhankelijk van de populariteit en formaat van de foto, kost dat een paar euro. Gratis foto’s kun je ook gebruiken (bijvoorbeeld via Flickr), zolang je erop let dat je ze mag gebruiken! (Meer informatie over rechtenvrije (Creative Commons) foto’s vind je hier). Nog een tip: Laat de foto de hele dia vullen, dat oogt vaak beter en maakt duidelijker wat er op staat.

Mik op 2/3e van de tijd.
Krijg je 15 minuten de tijd voor een presentatie? Oefen je verhaal en kort het in tot 10 minuten. Heb je een uur de tijd, maak je presentatie niet langer dan 40 minuten. Een sprekers die uit de beloofde tijdsplanning loopt, loopt het gevaar om vervelend gevonden te worden. Dat wil je echt voorkomen! Gebruik de tijd die eventueel over is om vragen te beantwoorden in een zogenaamde Q&A sessie, maar bewaak ook dan de klok. Om de vragensessie eventueel op gang te helpen, bereid je zelf wat vragen voor die je het publiek kunt stellen. (“Is A duidelijk?” “Heeft iemand ervaring met B?” “Wat doet u wanneer C?” etc.). Kondig voor je presentatie ook aan dat er aan het einde (ook) tijd zal zijn om vragen te beantwoorden. (Als je het zelf niet vervelend vind, kun je natuurlijk tijdens je presentatie ook vragen aannemen.).

Ohja, en natuurlijk: oefenen. Tenzij je al verschillende keren te horen hebt gekregen dat je zo goed kunt improviseren en ontzettend natuurlijk en geanimeerd kunt vertellen (voor een publiek!), moet je jezelf maar beter niet overschatten. We kunnen niet allemaal natural born public speakers zijn. Voor de rest van ons helpt oefenen echt.

Heel veel succes!

Meer tips over presenteren lezen check dan het presentatieblog.nl

(Illustratie bij dit artikel: Batmoo)

Auteur:

Arnout Drenthel - schreef 1 artikel(en) op O+ zakenvrouw van nu.

Bedrijf:	Bento Presentaties
Profiel:	Arnout is trainer en presentatieadviseur bij Bento Presentaties. Bento Presentaties ondersteunt het Nederlandse topmanagement in het geven van onvergetelijke presentaties door het geven van training en coaching en het ontwikkelen van professionele presentaties en presentatiematerialen. Op het blog www.presentatieblog.nl geven zij regelmatig tips over het maken van presentaties.